Aviso de Privacidad Integral

1. Fines para los que serán utilizados los datos personales

I. Datos de la empresa cliente y usuarios administradores

Sus datos personales serán utilizados para las siguientes finalidades necesarias:

• Creación, administración y autenticación de su cuenta en la Plataforma
• Prestación del servicio contratado conforme al contrato de servicios
• Facturación, cobranza y emisión de CFDI
• Registro de auditoría y trazabilidad de acciones en la Plataforma
• Soporte técnico y atención de incidentes

II. Datos de los colaboradores de la empresa cliente

Los datos de los colaboradores registrados en la Plataforma serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Integración y gestión del expediente digital de personal
• Lectura, clasificación y extracción automatizada de información (OCR) de los documentos cargados al expediente
• Verificación de identidad ante el Registro Nacional de Población (RENAPO) mediante consulta de CURP
• Verificación de semanas cotizadas y situación laboral ante el IMSS
• Validación de datos fiscales ante el SAT (RFC, constancia de situación fiscal)
• Verificación de cumplimiento ante la STPS
• Verificación de cédulas profesionales ante la SEP
• Gestión de obligaciones REPSE conforme a los artículos 13 y 15-A de la LFT
• Generación de contratos laborales conforme al artículo 25 de la LFT
• Aplicación y procesamiento de cuestionarios NOM-035 STPS
• Gestión de vacaciones conforme a los artículos 69 a 76 de la LFT
• Envío de notificaciones, recordatorios y alertas relacionadas con el expediente
• Cumplimiento de obligaciones legales laborales, fiscales y de seguridad social

III. Datos personales sensibles

Para la prestación de los servicios de Veridio, podremos tratar datos personales sensibles cuando dichos datos formen parte de documentos o información cargada al expediente por el cliente, por el titular o por personas autorizadas.

Estos datos pueden incluir, de manera enunciativa mas no limitativa: información sobre estado de salud presente o futuro; exámenes médicos de ingreso, periódicos o de aptitud laboral; certificados médicos; constancias de incapacidad; documentos relacionados con riesgos de trabajo; certificados de discapacidad; resultados o evaluaciones médicas; información psicosocial derivada de evaluaciones aplicables, incluyendo NOM-035; y cualquier otro dato contenido en documentos médicos, laborales o de cumplimiento que revele información de salud del titular.

Veridio tratará estos datos únicamente para las finalidades necesarias de integración, administración, validación, clasificación, conservación, consulta, trazabilidad, auditoría y cumplimiento del expediente correspondiente, así como para prestar funcionalidades tecnológicas de lectura, extracción, estructuración, revisión asistida por inteligencia artificial y generación de alertas o evidencias documentales solicitadas por el cliente.

Cuando el tratamiento de datos personales sensibles requiera consentimiento expreso y por escrito del titular, dicho consentimiento deberá obtenerse antes de realizar el tratamiento correspondiente. En ausencia de dicho consentimiento, Veridio podrá bloquear el procesamiento automatizado o asistido por inteligencia artificial de los documentos que contengan datos personales sensibles, sin perjuicio de las obligaciones legales o contractuales de conservación que correspondan al cliente o al responsable del tratamiento.

Los datos personales sensibles serán tratados bajo medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas proporcionales a su naturaleza y riesgo, y se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, las obligaciones legales, contractuales, fiscales, laborales, de seguridad social, auditoría y defensa jurídica aplicables. Concluidas dichas finalidades, los datos serán bloqueados y posteriormente suprimidos conforme a los plazos y procedimientos aplicables.

El titular podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, así como revocar su consentimiento, en los términos establecidos en este Aviso de Privacidad y conforme a la legislación aplicable. El tratamiento de estos datos requiere su consentimiento expreso y por escrito conforme al artículo 8 de la LFPDPPP, y se obtiene mediante la aceptación en la Plataforma o por escrito dirigido a privacidad@veridio.id.

IV. Transferencias y encargados del tratamiento

Para prestar nuestros servicios, podemos utilizar proveedores tecnológicos que tratan datos personales por cuenta de Veridio o por cuenta del cliente, incluyendo proveedores de infraestructura, almacenamiento, seguridad, autenticación, procesamiento documental, inteligencia artificial, OCR, monitoreo, soporte y comunicaciones. Estos proveedores actúan como encargados o subencargados del tratamiento, conforme a instrucciones contractuales, medidas de confidencialidad y seguridad, y no pueden utilizar los datos para finalidades propias no autorizadas.

Cuando sea aplicable, Veridio mantendrá una lista actualizada de subprocesadores o proveedores relevantes, disponible para los clientes mediante solicitud o como anexo del contrato de prestación de servicios, encargo de tratamiento o DPA correspondiente.

En caso de realizar transferencias de datos personales a terceros que actúen como responsables independientes, nacionales o extranjeros, dichas transferencias se realizarán únicamente conforme a la legislación aplicable, para las finalidades informadas en este Aviso de Privacidad y, cuando sea necesario, con el consentimiento del titular.

V. Derechos ARCO

Usted tiene derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse al tratamiento de sus datos personales. Para ejercer estos derechos, envíe su solicitud a privacidad@veridio.id. Veridio responderá dentro de los 20 días hábiles siguientes, conforme al artículo 32 de la LFPDPPP.

VI. Cambios al aviso de privacidad

Veridio podrá modificar el presente Aviso de Privacidad. Cualquier modificación será notificada mediante la Plataforma o por correo electrónico con al menos 10 días de anticipación a su entrada en vigor, conforme al artículo 23 de la LFPDPPP.

2. Datos personales que serán recabados

I. De la empresa cliente y sus usuarios administradores:

• Nombre completo del representante legal y/o usuario administrador
• Correo electrónico corporativo
• Número de teléfono
• Razón social, RFC y domicilio fiscal de la empresa
• Datos de facturación

II. De los colaboradores de la empresa cliente:

Datos de identificación

• Nombre completo (nombre, apellido paterno, apellido materno)
• CURP
• RFC
• NSS (Número de Seguro Social)
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Fecha de nacimiento
• Género
• Domicilio (calle, número, colonia, municipio, estado, código postal)

Datos laborales

• Puesto y departamento
• Fecha de ingreso
• Tipo de contrato
• Salario bruto mensual
• Horas semanales contratadas
• Estructura de reporte (superior jerárquico)

Datos documentales

• INE / identificación oficial
• Acta de nacimiento
• Comprobante de domicilio
• Constancia de situación fiscal
• Comprobante de estudios / cédula profesional
• Constancia de semanas cotizadas (IMSS)
• Contrato laboral y documentos de baja

Datos sensibles

De manera enunciativa mas no limitativa, cuando formen parte de documentos cargados al expediente, pueden tratarse datos personales sensibles tales como:

• Exámenes médicos de ingreso, periódicos o de aptitud laboral
• Certificados médicos
• Constancias de incapacidad
• Documentos relacionados con riesgos de trabajo
• Certificados de discapacidad
• Resultados o evaluaciones médicas
• Información psicosocial derivada de evaluaciones aplicables, incluyendo NOM-035 STPS
• Cualquier otro documento que revele información sobre el estado de salud del titular

3. Consentimiento para datos personales sensibles

El tratamiento de datos personales sensibles — incluyendo documentos médicos y de salud tales como exámenes médicos, certificados médicos, incapacidades, documentos de riesgos de trabajo, certificados de discapacidad, evaluaciones médicas e información psicosocial (incluyendo, sin limitarse a, resultados NOM-035 STPS), así como cualquier otro documento que revele el estado de salud del titular — requiere su consentimiento expreso y por escrito, conforme al artículo 8 de la LFPDPPP. Este consentimiento se obtiene mediante:

• Aceptación del checkbox de privacidad al registrarse en la Plataforma
• Aceptación del aviso de privacidad en el Portal del Colaborador
• Escrito libre dirigido a privacidad@veridio.id

4. Compartición de datos con terceros

Además de los proveedores tecnológicos mencionados en la sección 1.IV, Veridio puede compartir datos personales con las siguientes autoridades mexicanas, exclusivamente para las verificaciones solicitadas por la empresa cliente:

• RENAPO (Registro Nacional de Población) — verificación de CURP e identidad
• IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) — verificación de semanas cotizadas y situación laboral
• SAT (Servicio de Administración Tributaria) — validación de RFC y constancia de situación fiscal
• STPS (Secretaría del Trabajo y Previsión Social) — cumplimiento normativo laboral
• SEP (Secretaría de Educación Pública) — verificación de cédulas profesionales

Veridio no vende, renta ni comercializa datos personales a terceros con fines ajenos a la prestación del servicio.

5. Conservación y retención de datos

Conservaremos los datos personales durante la vigencia de la relación jurídica, contractual o de servicio correspondiente. Después de la baja del titular, terminación de la relación laboral o conclusión del servicio, podremos conservar la información hasta por cinco años, o por el plazo mayor o menor que resulte aplicable conforme a la legislación laboral, fiscal, de seguridad social, contractual, administrativa o de defensa jurídica. Durante el periodo posterior al cumplimiento de las finalidades principales, los datos podrán mantenerse bloqueados y únicamente serán tratados para cumplir obligaciones legales, atender auditorías, requerimientos de autoridad, reclamaciones o responsabilidades derivadas del tratamiento. Vencidos los plazos aplicables, se procederá a su supresión conforme a los procedimientos internos de conservación, bloqueo y eliminación.

6. Derechos ARCO

Usted tiene derecho a ejercer en cualquier momento sus derechos de:

• Acceso: Conocer qué datos personales tenemos sobre usted y cómo los tratamos
• Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos
• Cancelación: Solicitar la supresión de sus datos cuando no sean necesarios para la finalidad que justificó su recabación
• Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas

Para ejercer sus derechos ARCO, envíe solicitud escrita a privacidad@veridio.id o al domicilio del responsable, incluyendo:

1. Nombre completo del titular
2. Número de teléfono de contacto
3. Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer y los motivos
4. Firma autógrafa o electrónica del titular

Responsable: Área de Privacidad de CIME Y MEDINA ASOCIADOS, Sociedad por Acciones Simplificada de Capital Variable, Calle Nebraska 63, Colonia Nápoles, Benito Juárez, C.P. 03810, Ciudad de México.

Veridio responderá su solicitud dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha de recepción.

7. Revocación del consentimiento

Usted podrá revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, mediante solicitud dirigida a privacidad@veridio.id, cumpliendo los mismos requisitos establecidos para el ejercicio de derechos ARCO.

Veridio atenderá su solicitud de revocación dentro de los 20 días hábiles siguientes a su recepción.

Nota: La revocación del consentimiento puede implicar la imposibilidad de continuar prestando el servicio, lo que podría dar lugar a la terminación de la relación contractual.

8. Modificaciones al aviso de privacidad

Veridio podrá modificar el presente Aviso de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio será notificado mediante aviso en la Plataforma y/o correo electrónico a la dirección registrada en su cuenta.

La versión vigente estará disponible permanentemente en veridio.id/privacidad.